بررسی مالی سيستم انبار و خريد در شركت تجهيزات ايمني راهها

دسته بندي : علوم انسانی » حسابداری
پيشگفتار
فصل اول : كليات
تاريخچه شركت
انبارها
كدينگ
نحوه ورود و خروج كالا از انبار
فرمهاي مورد استفاده در انبارهاي شركت تجهيزات ايمني راهها
انبارگرداني

فصل دوم : شناسايي انبار
مقدمه
هدف و اهميت انبارداري
انبار و انواع آن
انبارهاي سازمانهاي توليدي و صنعتي
موجوديهاي انبار ( انواع انبار )
محل سازماني و تشكيلات داخل انبار
مشخصات انباردار
اهم وظايف انباردار
رعايت اصول ايمني و حفاظت در انبار
انبار اسقاط يا انبار لوازم فرسوده
واحد كنترل انبار يا كنترل اقلام

فصل سوم : طبقه بندي كالاها ، كدگذاري و تنظيم كالاها در انبار
طبقه بندي كالاها
محاسن طبقه بندي كالاها
خصوصيات طبقه بندي صحيح
مباني طبقه بندي كالاها
كدگذاري كالاها
ضرورت و شرايط كدگذاري
خصوصيات يك نظام كدگذاري صحيح
علل استفاده از نظام كدگذاري
روشهاي كدگذاري
كدگذاري بر اساس طبقه بندي كالاها
كد ميله اي ( خط نما )
استقرار كالاها در انبار
چيدن و استقرار كالاها در انبار
استفاده از حداكثر فضاي انبار
وسايل كار در انبار
نظامهاي خروج كالا از انبار
روشهاي انباركردن كالا

فصل چهارم : نظام نظارت بر انبار
وسايل و ابزار نظارت بر عمليات انبار
دفاتر انبار
كارت انبار
كاردكس حسابداري
مهمترين كارتهاي انبار
طراحي نظام اطلاعاتي براي انبار
نتايج حاصل از استقرار نظام صحيح اطلاعاتي انبار
وظايف اطلاعاتي انباردار
طراحي فرمهاي انبار
نمودار حركت فرمها
تعريف فرم
فرمهاي مورد نياز انبار
گردش عمليات در سيستم تداركات
دريافت و صدور كالاها
روشهاي اجراي كار در انبار
عمليات حسابداري خريد و انبار
روشهاي درخواست و دريافت كالا از انبار
روشهاي صدور و درخواست خريد و ورود كالا به انبار
روش برگشت كالا به انبار

فصل پنجم : نظام نظارت بر موجودي
استقرار نظام نظارت بر موجودي جنسي در سازمان
هدف و فوايد نظارت بر موجودي
اهميت و فوايد نظام نظارت بر موجودي
دسته بندي كالاهاي مختلف
ارزش يابي كالاها
هزينه هاي مربوط به موجودي
نظام موجودي صفر

فصل ششم : شيوه هاي رياضي نظارت بر موجودي
شيوه هاي رياضي نظارت بر نظام موجودي
عوامل مؤثر در تعيين موجودي
انبارگرداني

فصل هفتم : نحوه انبارگرداني در شركت تجهيزات ايمني راهها
مقدمه
انبار
تقسيم انبار
سيستم انبار
فرمهاي مورد استفاده در انبار
نحوه ورود جنس به انبار
نحوه خروج جنس از انبار
نحوه نگهداري موجودي حساب كالا در انبار
كدينگ ( شماره كالاهاي انبار )
حفاظت فيزيكي از انبار
انبارگرداني
جمع آوري برگه هاي شمارش
ليستهاي مغايرت
نحوه انبارگرداني
منابع و مأخذ
پيوست

پيشگفتار
منظور از طرح سيستم اطلاعاتي انبار در كارخانه ، بطور كلي ايجاد روشي سيستماتيك و منطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات .
جزئيات سيستمهاي طرح شده در واحدهاي مختلف صنعتي با توجه به نوع فعاليت و سازمان داخلي آنها ممكن است با يكديگر تفاوت داشته باشد ولي نتايج زير از طرح هر سيتم اطلاعاتي انبار عايد مي گردد :
1) ايجاد رابطه هاي بهتر و منطقي تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات .
2) تسريع عملكرد قسمتهاي مختلف به كمك طرح فرمهاي مناسب .
3) انجاد كنترلهاي بهتر در كارخانه .
4) كمك به شناسائي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .
5) طرح فرمهاي مناسبتر براي نگهداري حساب موجوديهاي انبار ( مثل كـارت انبـار و… ) .
6) طرح فرمهاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .
7) نگهداري اطلاعات بروز درآمده از وضع موجوديهاي انبار كه در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد ( مثلاً براي محاسبه قيمت تمام شده و …. ) .
8) سفارش به موقع كالا و به ميزان مورد نياز به آن .
9) افزايش اطلاعات مديريت از ميزان كالاهاي موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .
10) ايجاد اطمينان در مديريت از عدم وجود سوءاستفاده در موجوديهاي انبار .
11) كاهش اشكالات احتمالي ناشي از غيبت افراد شاغل در سيستم ، بخصوص انباردار .
12) كاهش هزينه ها و كارهاي زائد اداري از طريق حذف فرمها و يا عمليات غيرضروري.
13) شناسائي كالاهائي كه بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقيمانده اند و سبب اتلاف فضاي انبار و راكد نگهداشتن قسمتي از سرمايه كارخانه ميشوند.
فصل اول کليات

تاريخچه شركت
نگاهي اجمالي به سيستم انبار و خريد در شركت تجهيزات ايمني راهها و همچنين توضيحاتي مختصر در مورد تاريخچه شركت و اهداف آن :
شركت تجهيزات ايمني راهها در سال 1317 هجري شمسي تأسيس گرديد ، اين شركت هنگام تأسيس به نام شركت سهامي رنگ نامگذاري گرديد . با توجه به سوابق اين شركت مي توان به عملكرد اين شركت در سالهاي اوليه فعاليت اشاره كرد ، از عمده ترين اهداف اصلي اين شركت ساخت وسائل و تجهيزات تخصصي از قبيل ماسك ، لباس ضد حريق و … بود .
اما در حال حاضر توليدات اين شركت شامل گاردريل كنار جاده ، علائم راهنمائي و رانندگي ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلكترر )‌ ، گابيون و … ميباشد .
سهام اين شركت تماماً متعلق به دولت ميباشد و زير نظر وزارت راه و ترابري اداره مي گردد .


انبارها
اين شركت داراي هشت انبار ميباشد كه عبارتند از :
1- انبار مواد اوليه 2- انبار ضايعات 3- انبار لوازم يدكي 4- انبار كالاي تجاري 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفي 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه .
نقشه هوائي و موقعيت فيزيكي اين انبارها پيوست ميباشد .
كدينگ در شركت تجهيزات ايمني راهها
كدينگ اقلام انبارها در اين شركت ، شامل 10 رقم مي باشد كه رقم اول و دوم از سمت چپ كد كالا ، بيانگر نوع انبار ميباشد ، يعني انبار مواد اوليه با پيش شماره 11 انبار ضايعات با پيش شماره 12 ، انبار لوازم يدكي با پيش شماره 21 ، انبار كالاهاي تجاري با پيش شماره 41 ، انبار محصول با پيش شماره 51 و انبار ابزار مصرفي با پيش شماره 62 ، انبار سوخت با پيش شماره 81 و انبار متفرقه با پيش شماره 91 شروع مي شوند .
پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدي صرفاً براي گسترش انبار براي آينده پيش بيني شده است و به اصطلاح باز مي باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس كالا مي باشد و در آخر دو رقم پاياني بيانگر واحد شمارش يا اندازه گيري كالا ميباشد . يعني اگر دو رقم آخر كد كالايي 01 باشد واحد اندازه گيري آن كالا كيلوگرم است و همچنين 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 ليتر ، 08 قوطي ، 09 يارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جين ، 15 شاخه و 16 رول ميباشد .
بعنوان مثال اگر كد كالايي 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص مي شود كه اين كالا در انبار ابزار مصرفي ميباشد و اعداد 0240 باز ميباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش ميباشد و اعداد 02 نشانگر اين است كه واحد شمارش اين كالا عدد ميباشد .
نحوه ورود و خروج كالا از انبار
نحوه ورود جنس به انبار
در شركت « تجهيزات ايمني و راهها » ورود كالا به انبار بدين صورت است كه استفاده كننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفي بودن ، ملزومات ، مواد اوليه و … فرمي به نام درخواست كالا تنظيم مينمايد و با ذكر نام خود و نام واحد درخواست كننده ، شرح و تعداد جنس مورد نياز خود را اعلام مي نمايد و پس از استعلام از انبار مبني بر نبود اين جنس در انبار ، جهت خريد به واحد تداركات ارجاع مي گردد . واحد تداركات نيز پس از طي مراحل قانوني ( دريافت استعلام بها ، پيش فاكتور و … ) نسبت به خريد جنس مورد نظر اقدام مي نمايد و جنس خريداري شده وارد انبار شده و براي آن رسيد انبار صادر مي شود . رسيد انبار در سه نسخه ( يك نسخه 3 برگي ) تنظيم مي گردد كه يك نسخه از اين برگها نزد آورنده جنس ( تحويل دهنده ) ، يك نسخه نزد تحويل گيرنده ( انبار ) و نسخه ديگر هم به همراه فاكتور ، درخواست خريد ، استعلام بها و غيره جهت ثبت و تنظيم سند خريد تحويل امور مالي مي گردد .
نحوه خروج جنس از انبار
همچنين در اين شركت براي خروج جنس از انبار ، ابتدا تكميل فرم درخواست كالا توسط واحد متقاضي جنس صورت مي گيرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر مي گردد و پس از تكميل و تأئيد حواله مربوطه جنس مذكور به تعداد ( يا مقدار ) حواله شده از انبار خارج مي گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نيز توسط انباردار يا مسئول انبار صادر مي گردد .
فرمهاي مورد استفاده در انبارهاي تجهيزات ايمني راهها
1- حواله : جهت خروج كالا از انبار مجوزي بنام حواله صادر مي گردد . حواله انبار شامل : رديف ، كد كالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد . نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم براي تحويل گيرنده ميباشد ، همچنين حواله انبار داراي كد انبار ، شماره سريال حواله ، نام واحد درخواست كننده و تاريخ ميباشد كه توسط رئيس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحويل گيرنده امضاء مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
2- رسيد : جهت ورود كالا به انبار مجوزي بنام رسيد انبار صادر مي گردد ، قسمتهاي اصلي رسيد انبار عبارتند از : رديف ، كد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد ، نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم هم براي تحويل دهنده جنس ( واحد تداركات ) است . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
3- برگشت رسيد : گاهي اوقات اتفاق كه كالايي در اثر عوامل مختلف بايد به فروشنده و يا سازنده آن عودت گردد ، در اين صورت كالاي رسيد شده در انبار را بايد برگشت رسيد كرد ، و يا به عبارتي با عودت آن به فروشنده يا سازنده آن ، برگشت از خريد تنظيم مي گردد اين سند شبيه حواله انبار ميباشد ، با اين تفاوت كه در آن علت برگشت نيز ذكر ميشود . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
4- فرم برگشت كالا : گاهي اتفاق مي افتد كه كالايي از انبار درخواست مي گردد اما پس از صدور حواله و خروج كالا ، اين كالا به انبار عودت مي شود . ثبت ورود كالا به انبار در سندي بنام برگشت كالا به انبار انجام مي شود . اين فرم شبيه رسيد انبار است ، با اين تفاوت كه در اين فرم علت برگشت كالا به انبار نيز قيد مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
انبارگرداني
همانگونه كه ميدانيد موجودي مواد و كالا يكي از اقلام دارايي هاي جاري و همچنين يكي از مهمترين اقلام ترازنامه است ، در پايان هر دوره مالي جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعي موجوديهاي مواد و كالا و همچنين جهت دستيابي به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگرداني انجام مي گيرد .
در شركت تجهيزات ايمني و راهها اين عمل در سال مالي منتهي به 1382 با حضور نمايندگان سازمان حسابرسي صورت گرفت . بدين صورت كه كميته اي تشكيل گرديد كه كميته انبارگرداني نام دارد . براي اين كميته مسئولي انتخاب شد كه وظيفه اين كميته اجراي دقيق دستورالعمل انبارگرداني بود و شخصي بعنوان هماهنگ كننده تعيين گرديد كه مسئوليت هماهنگي بين انبارها ، مسئولين انبارها و شمارشگران و نمايندگان سازمان حسابرسي بود .
انبارگرداني در اين شركت به مدت 30 روز طبق دستورالعمل و اجراي موارد زير انجام گرديد :
1- كنترل اجناس : از آغاز انبارگرداني موجودي انبارها چك گرديد . براي اطمينان از اينكه جنسهاي مشابه در چند جاي مختلف قرار نگيرند و يكجا جمع شوند و مواردي بود كه رفع شد .
2- تگ گذاري : برگه هاي شمارش شامل سه قسمت مشابه كه در آن شماره سريال برگه ، كد كالا ، شرح كالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نيز دو محل امضاء براي شمارش كنندگان وجود داشت . اين تگهاي شمارش قبل از آغاز انبارگرداني بصورت كامپيوتري پرينت شده و هر كدام روي جنس مربوطه قرار گرفته بود .
3- شمارش اول : شمارش كنندگان در چند تيم دو نفري تقسيم شده كه يك نفر مسئول شمارش و ديگري مسئول ثبت مقادير بود . شمارش از يك طرف انبار و در جهت خاصي شروع شد . شمارش كنندگان به ترتيب قفسه ها و رديفهاي انبار را طي كردند و به هر جنس كه رسيدند قسمت اول تگ را جدا كرده و پس از شمارش دقيق مقادير شمارش شده در آن ثبت كردند ، سپس قسمتهاي مربوط به شمارش دوم و سوم را در جاي قبلي خود ( روي جنسها ) قرار مي دادند . طبق استانداردها اين عمل ( شمارش اول ) توسط گروه ديگري نيز انجام مي گيرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش كنندگان ( تيم دوم ) امضاء مي گردد .
جمع آوري برگه هاي شمارش
در پايان هر روز برگه هاي شمارش به تفكيك شمارش اول و دوم توسط ناظرين انبارگرداني ( حسابرسان ) جمع آوري و نگهداري مي شد . پس از آنكه كليه موجوديهاي انبار شمارش گرديد با حضور بازرسان قانوني شركت ( حسابرسان ) پاكت حاوي برگه هاي شمارش باز شده و موجوديهاي شمارش شده وارد كامپيوتر گرديد .
ليستهاي مغايرت
اگر بين شمارش اول و شمارش دوم گروههاي شمارش اختلافي وجود داشته باشد ، اين موارد در ليستي به عنوان مغايرت اوليه چاپ ( تهيه ) مي شود و شمارش مجدد اين اقلام انجام مي گيرد . سپس اين شمارشها وارد كامپيوتر گرديده ( پاسخ ) و با موجودي كالاها طبق كاردكس مقايسه مي گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بين آنها ليست مغايرت ثانويه تهيه مي گردد و اينبار با حضور مسئول انبار يا انباردار و يا كمك انباردارهايي كه مورد اطمينان مسئولين انبار هستند شمارش سوم انجام مي گيرد و نتيجه اين شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت مي شود . سپس براي آخرين بار اين شمارشها وارد كامپيوتر ( پاسخ ) شده و ليست مغايرت نهايي گرفته ( چاپ ) مي شود . لازم به ذكر است كليه اين فعاليتها باحضور حسابرس انجام مي گيرد و برگه هاي شمـارش سوم بـه تـأييد و امضـاء انبـاردار مي رسد .
كه در اين شركت مواردي مغايرت وجود داشت كه پس از طي اين مراحل رفع گرديد .
پس از اتمام انبارگرداني صورتجلسه انبارگرداني و همچنين تأييديه انباردار نيز تهيه گرديد . كليه ليستهاي فوق به امضاء مسئول هماهنگ كننده انبارگرداني ، مسئول انبار و انباردار رسيدند . جهت شروع اعمال انبارداري در سال جديد مالي ليست كسري و اضافي انبار مورد استفاده قرار گرفت . بدين ترتيب كه كليه كسري انبار به حساب هزينه ها و كليه اضافات انبار به حساب ساير درآمدها يا درآمدهاي متفرقه منظور گرديد