بررسی ارتباطات سازمانی و رفتار سازمانی در مدیریت سازمانی و سوالات متدارول آن - در 60 صفحه-do

دسته بندي : کارآموزی » مدیریت
يکی از علومی که تحولات بسياری داشته علم مديريت است که پا به عرصه نوينی از حيات خود گذاشته و در پاسخ به چالشهای محيطی به جستجوی روشهای تازه پرداخته است. يکی از تحولات اساسی که در مديريت ايجاد شده است تحول در نحوه نگرش به سازمان است.

تا چند دهه گذشته سازمانها به عنوان ابزارهايي برای ايجاد هماهنگی بين افراد و کنترل افراد در راستای دستيابی به اهداف بودند ولی امروزه سازمانها با نگرش وسيع‌تر درنظرگرفته مي‌شوند و به مفاهيمي چون فرهنگ و ارتباطات سازمانی توجه ويژه ای مي‌شود. تقريبا در دو دهه گذشته بسياری از دانشمندان و محققان مديريت به بررسی نقش فرهنگ و ارتباطات در عملکرد سازمانها پرداخته و تحقيقات و مطالعات فراوانی نيز در اين زمينه انجام گرفته است. ارتباطات سازمانی يک موضوع پيچيده و نقش آن در عملکرد سازمان بسيار حائز اهميت است. توجه به فرهنگ و ارتباطات سازمانی منحصر به مراکز علمی نيست، بلکه سازمانهای تجاری و توليدی نيز از آن بعنوان کليد موفقيت ياد نموده‌ان .

ارتباط برای هماهنگی فعاليتهای گروهی، اجرای وظايف رهبری و انجام وظايف مديريتی لازم است، بنابراين مديرانی که مديريت خود را با توجه به مفاهيم ارتباطات سازمانی اعمال نمايند به وضوح از موفقيت بيشتری برخوردار خواهند گرديد. در مديريت اموری چون ارتباطات انسانی، عوامل موثر بر ارتباطات، گروههای رسمی و غيررسمی، روشهاي بهبود ارتباطات و رفع موانع ارتباطی در سازمان حائز اهميت است.

اطلاعات باید طی یک جریان ارتباطی مداوم در اختیار مدیر قرار گیرد. محور اصلی در سه نقش ارتباطی، اطلاعاتی و تصمیم گیری در انتقال اطلاعات است.

ارتباطات چیست؟
برداشتها متفاوت است شبیه به آفتاب پرست.
انتقال و تبادل اطلاعات، معانی و مفاهیم و احساسات بین افراد سازمان با واسطه یا بی واسطه.

فرایند ارتباطات:
زمانی جریان ارتباطی کامل بر قرار می شود کههر سه جزءالگوی ارتباط موجود باشد.

فرستنده پیام: آغاز گر جریان ارتباطی است –شناخت فرهنگ سازمانی و شناخت کسانی که قصد برقراری ارتباط با آنها را داریم در ایجاد ارتباط صحیح موثر است.

پیام: شکل عینی شده مفهوم ذهنی فرستنده است. پیامها:کلامی –غیر کلامی-سمعی-بصری –کتبی –ترکیبی

گیرنده پیام: ممکن است چندین گیرنده وجود داشته باشد. اگر مفهوم ذهنی در ذهن گیرنده و فرستنده پیام کلی نباشد، نه پیام دریافت و نه ارتباط بر قرار می شود.

موانع ارتباطی:
هر نوع عاملی که در راه ارسال یا درک پیام اخلال ایجاد کند.
خارجی: فیزیکی، سرو صدا و...
درونی: احساسات، عواطف، درک و استنباط و پیسش داوری

نقش ادراک در ارتباطات:
1-بین احساس و ادراک تفاوت است. از پدیده واحد ادراکات متفاوتی حاصل می شود.
2-تجربه ها و آموخته های قبلی ب ادراک موثر است.
3-آنچه که تهدید کننده، نا خوشایند و... باشد را خوب درک نمی کند.
4-در فرایند ادراک بحث گزینش ادراکی وجود دارد. گزینش ادراکی تحت تاثیر عواملی چون تجربه، انگیزش، شخصیت و میزان شدت، تکرار و تازگی و تحرک محرک است.
5-ادراک کلیشه ای در ارتباط تاثیر گذار است. پیام تحت تاثیر خصوصیات تعمیم داده می شود.
6-خطلای هاله ای:ادراک یک خصوصیت سایر خصوصیات را تحت الشعاع قرار می دهد.
7-فرد چیزی را درک می کند که انتظار دارد نه آنچه که واقعا وجود دارد.
8-فرد پیام دریافتی را در قالب های ذهنی قرار می دهد و درک می کند.

بازخور:
بازخو اطلاعاتی ممکن است به اشکال مخلف به وجود آید. ارتباط یک جانبه و یک طرفه فاقد بازخور است. به طور کلی انعکاس و عکس العمل است اما توجهی به آن نمی شود.
در ارتباط دو جانبه و دو طرفه فرستنده و گیرنده تبادل اطلاعات دارند و نقش خود را عوض می کنند.

ارتباطات در سازمان:
الگوی ارتباطی هر ساختار رسمی همان است که در نمودار تشکیلات هر سازمان مشخص است. الگوی زنجیره ای-حلقه ای –ستاره ای

ارتباطات عمودی در سازمان:
رایج ترین نوع ارتباط در سازمان های سلسله مراتبی است.
بالا به پایین:آموزش، اطلاع، ابلاغ
پایین به بالا :گزارش، پیشنهاد، توضیحات
باید بکوشیم رده های سازمانی را کاهش دهیم و یا از طیق تفویض اختیار مسیر ارتباطی را کوتاه کنیم تا اثر بخشی ارتباطات را افزایش دهیم.

ارتباطات غیر رسمی یا پیش بینی نشده:
ارتباط رسمی بر اساس تشکیلات رسمی است اما به دلیل حضور انسان و بنا به عللی مثل علائق، سلائق، الفت شبکه ارتباطلات غیر رسمی نیز به وجود می آید.
وجود ارتباطات غیر رسمی در سازمان اجتناب نا پذیر است.

الگوهای ارتباطات غیر رسمی:
درخت انگوری نیز نامیده می شود.
1-رشته ای (از فردی به فرد دیگر)
2-تابشی (فردی به طور غیر رسمی خبری را به اطلاع گروهی برساند.
3-خوشه ای(یک فرد خبری را به عده ای می ساند و هر یک از آنها به عده دیگر)

تجزیه تحلیل تعاملی یا مراوده ای:
ارتباط بین افراد را از دیدگاه شخصیت و خصوصیات عاطفی و روانی و عوامل موثر بر نحوه ارتباط بررسی می کند. در این روش اعضای سازمان به سه گروه تقسیم می شوند:پدرانه – بالغ-کودکانه
این روش اول به فرد قدرت می دهد و او رفتار خود را با حالت بلوغ عرضه می کند و دوم روحیات و حالات دیگران را در ارتباط با خود درک کند.
در این روش قبل از اینکه هدف تغییر باشد، مسئله شناخت و درک جنبه های شخصیت و طرز فکر فرد مطرح است. موانع ارتباطات سازمانی

از مهم ترین عوامل اساسی در رفتار مدیریت, انسان است مهم ترین سرمایه سازمان, نیروی انسانی آن است

از مهم‌ترین عوامل اساسی در رفتار مدیریت، انسان است. مهم‌ترین سرمایه سازمان، نیروی انسانی آن است. توجه به نیروی انسانی در سازمان‌ها طی سال‌های اخیر، بخش عظیمی از زمان و سرمایه سازمان‌های پیشرو را به خود اختصاص داده است. رشته ارتباطات سازمانی بسیاری از دشواری‌های ارتباطات سازمانی را تحلیل و برای آنها راه حل مناسب می‌یابد. (فخیمی، ۱۳۷۹، ص ۴۱۰).

ایجاد سازمان تحت شرایطی که استقرار ارتباطات، مشکل و یا به کلی غیرممکن باشد کاری بیهوده است. همچنان که «هربرت سایمون» معتقد است که: «سازمان نمی‌تواند بدون ارتباط وجود داشته باشد.»، «چستر بارنارد» می‌گوید: «تهیه یک سیستم ارتباطی از جمله وظایف اساسی مدیر است.»

مفهوم ارتباطات
در فرهنگ فارسی معین، ارتباط به این‌گونه تعریف شده است: «ارتباط از نظر لغوی، واژه‌ای است عربی از باب افتعال، که در فارسی به صورت مصدری و به معنای پیوند دادن، ربط دادن و به صورت اسم مصدر به معنی بستگی، پیوند، پیوستگی و رابطه، به کار می‌رود. (معین، ۱۳۶۰، ص ۱۹) در فرهنگ مدیریت؛ تعاریفی نظیر: «نقل و انتقال اطلاعات، دیدگاه‌ها، نگرش‌ها یا احساسات فرد یا گروهی به فرد یا گروه دیگر، ذکر شده است (صائبی، ۱۳۷۱، ص ۱۲۱).

کلمه ارتباطات۱ از لغت Communicar مشتق می‌شود که این لغت خود در زبان لاتین به معنای To make Common یا عمومی کردن و به عبارت دیگر، در معرض عموم قرار دادن است (پیرسون و نلسون، ۱۹۸۳، ص ۵). هربرت سایمون ارتباطات را این‌گونه تعریف می‌کند: «هر فراگردی که به وسیله آن مقدمات تصمیم‌گیری از یک عضو سازمان به عضو دیگر انتقال داده شود» (هوی و میسکل، ۱۳۷۱، ص ۲۱۲).

ارتباطات، عبارت است از مبادله اطلاعات و کاری که بر روی انتقال آن به دیگران صورت می‌گیرد (فرنک و لارسن، ۱۹۷۲، ص ۳). به بیانی ساده، ارتباطات را می‌توان تبادل اطلاعات و انتقال معنی دانست. (کتز و کن، ۱۹۶۹، ص ۲۲۳).

ضرورت برقراری ارتباط در مدیریت
ارتباطات برای مدیریت به دلایل زیر مهم است:

۱) برقراری رابطه مؤثر و کاهش تنش‌ها در محیط کاری

ارتباط فرایندی است که وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و کنترل توسط آن انجام می‌شود. بنابراین ایجاد ارتباطات سالم و مؤثر، تنش‌های موجود در مسیر انجام این وظایف را از بین می‌برد یا لااقل کاهش می‌دهد.

۲) ارتباط فعالیتی است که مدیران برای هماهنگ کردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره می‌گیرند.

ارتباطات در سازمان
ارتباط سازمانی فرایندی است که مدیران را برای دریافت اطلاعات و تبادل معنی با افراد فراوان داخل سازمان و افراد در سازمان‌های مربوط به خارج از آن سیستم توانا می‌سازد. انواع ارتباط سازمانی عبارتند از: ارتباطات عمودی در سازمان، ارتباطات رسمی و ارتباطات غیررسمی. ارتباطات عمودی از بالا به پایین با اهداف هدایت، آموزش، اطلاعات و ابلاغ دستورات مقامات مافوق به زیردستان می‌باشد و ارتباطات عمودی از پایین به بالا برای ارائه گزارش، پیشنهاد، ادای توضیحات و درخواست‌های گوناگون است. در ارتباطات از پایین به بالا هرگاه زیر دست دریابد مافوق نسبت به پاره‌ای اطلاعات واکنش منفی از خود نشان می‌دهد، در ارسال آن نوع اطلاعات امساک کرده یا آنها را تعدیل می‌کند.

در ارتباط از بالا به پایین هرگاه مدیران از ارائه اطلاعات واقعی و کافی به زیردستان خودداری کنند، آنگاه زیردستان اعتماد خود را نسبت به آنان از دست داده و نمی‌توانند پاسخ‌های صحیح و درستی به پیام‌های ارتباطی آنها دهند. این امر باعث تنش‌هایی در سازمان می‌شود.

ارتباط رسمی در گروه‌های کوچک رسمی، شامل شبکه‌های همه‌جانبه، چرخی و زنجیره‌ای هستند. در ارتباط همه‌جانبه همه اعضا می‌توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبکه چرخی، رهبر به عنوان کانون و مرکز این ارتباطات فعالیت می‌کند و در شبکه زنجیره‌ای یک زنجیر فرماندهی رسمی وجود دارد. وجود هر یک از این سه شبکه به هدف گروه، بستگی دارد.

افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف مانند علایق و سلیقه‌های مشترک، همفکری و همدلی‌ها، الفت و نزدیکی‌ها و غیره با هم رابطه برقرار می‌کنند و شبکه ارتباطات غیررسمی را تشکیل می‌دهند. ارتباطات غیررسمی در سازمان، گاهی اوقات آنقدر توسعه می‌یابد که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود. در صورتی که ارتباطات غیررسمی با اهداف سازمان در تعارض باشد، در راه رسیدن به این اهداف، اختلال ایجاد می‌کند و در جو سازمان تنش پدید می‌آورد.

هرگاه مدیر این‌گونه روابط را در راستای اهداف سازمانی ببیند آنگاه باید از آنها بهره گیرد و هرگاه آنها را مخالف و بازدارنده ببیند، باید در توقف این‌گونه روابط بکوشد تا بتواند تنش‌زدایی کند.

موانع ارتباطات
به طور کلی هر عاملی که مزاحم تبادل اطلاعات بین فرستنده و گیرنده پیام شود از موانع ارتباطات محسوب می‌شود. با توجه به اهمیت فراوان ارتباطات در سازمان‌ها، برای مدیران بسیار مهم است که پدیده‌های خاصی را که به صورت مانع بر جریان سالم ارتباطی اثر می‌گذارند و آن را دچار کندی و پیچیدگی و یا اصولاً مسدود می‌کنند، شناخته و در رفع آن بکوشند.

ارتباط فردی، فرایند تبادل اطلاعات و انتقال معنی میان دو نفر یا درون یک گروه است. موانع فردی یا موانعی که با عامل انسانی ارتباط پیدا می‌کند شامل مسائلی می‌شود که خصوصیات گیرنده و فرستنده پیام و اختلاف بین دو طرف را زیر سؤال می‌برد.

موانع موجود بر سر راه ارتباطات اثربخش عبارتند از:

۱) از صافی گذراندن: در صورتی که اطلاعات هنگام طی مراحل توسط افراد مختلف از صافی گذرانده و دستکاری ‌شوند، احتمال این که در پایان مسیر، آن اطلاعات برای گیرنده نهایی تحریف شده باشد زیاد است.

۲) ویژگی‌های شخصی: ما واقعیت را نمی‌بینیم زیرا چیزهایی را که می‌بینیم از دیدگاه خود تفسیر کرده و واقعیت می‌نامیم.

۳) جنسیت: زنان و مردان به دلایل مختلف باید بین خود ارتباط گفتاری برقرار کنند. تحقیقات نشان داده که مردان با زبانی صحبت می‌کنند و مطالبی را می‌شنوند که درباره مقام سازمانی و استقلال در کار باشد و زنان با زبانی صحبت می‌کنند و مطالبی را می‌شنوند که درباره روابط و صمیمیت باشد. البته این امر نسبی است، اما باید مدنظر قرار گیرد.

۴) عواطف: نوع احساس گیرنده پیام هنگام دریافت پیام بر تفسیری که او از محتوای پیام می‌کند اثر می‌گذارد. احساسات شدید نظیر اندوه و یا خوشحالی بیش از حد، شبکه ارتباطی مؤثر را خدشه‌دار می‌کند. فرد در این شرایط نمی‌تواند بخردانه و معقول عمل کند و نوع قضاوت او بر پایه عواطف و احساسات است. زبان کلام برای افراد مختلف، معانی مختلف دارد. سن، میزان تحصیلات و زمینه فرهنگی، سه متغیر مشخصی هستند که کلمه‌ها، معانی و مفاهیمی را که ما برای این کلمات قائلیم، تحت‌تأثیر قرار می‌دهند. اگر می‌دانستیم