اصول انبارداری و حسابرسی انبار

دسته بندي : علوم انسانی » حسابداری
انبار ساختمان یا محوطه‌ای تجاری است که با بهره برداری از یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم، برای نگهداری یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده‌های مختلف، استفاده می‌گردد. علاوه بر آن انبارها به عنوان نقاط و تأسیساتی برای نگهداری موقت به منظور توزیع و تجمیع کالاها در سیستم‌های توزیع نیز استفاده می‌شوند.

انواع انبار

انبارها را از لحاظ ساختمان به ۳ گروه تقسیم می‌کنند

انبار پوشیده: بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمان‌شان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است ، نگهداری شوند.
انبار سرپوشیده:نوعی انبار که سقف دارد ولی چهارطرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می‌دهند، در این انبارها نگهداری می‌شوند.
انبار باز: این انبار به صورت محوطه است و معمولاً اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی‌دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می‌شوند.
در واقع صنعتگران، وارد کنندگان و صادر کنندگان کالاها، عمده فروشان و گمرک از استفاده کنندگان از انبارها می‌باشند. انبارها معمولاً در شهرها، شهرک‌های صنعتی و کارخانجات ساخته می‌شوند ولی ممکن است جهت سهولت در دریافت و صدور کالا، در کنار راه‌های اصلی، فرودگاه و یا بنادر ساخته شوند تا کالاها مستقیماً به انبار وارد و یا از آن خارج گردد.

انبارها از لحاظ کاربری نیز ممکن است انواع گوناگونی داشته باشند مثل:

انبارهای کالای خطرناک مثل کالاهای آتش زا یا پرتوزا
انبار یا مخزن کالاهای گران قیمت
تقسیم انبار از دیگر جهات: - یکپارچگی (متمرکز و غیر متمرکز) - نوع کالا - خاصیت کالا - کاربرد - دوران ساخت و بهره برداری -

تعريف انبار

انبار به محلی اطلاق می‌گردد كه كالا، اجناس، مواد اوليه و يا محصول در آن قرار دارد، اين محل ممكن است سرپوشيده، محوطه سرباز، زير زمين و يا حتی داخل يك دستگاه (همانند يخچال‌های صنعتی كه داخل آن مواد غذايی و فاسد شدنی نگهداری می‌شود) باشد. گاهی انبارها داخل يك شركت و يا كارخانه‌اند و گاهی در يك محيط خارج از آن قرار دارند، ولی اغلب شركت‌ها سعی می‌كنند انبارهای خود (به خصوص انبارهای مواد اوليه) را داخل شركت جای داده تا بتوانند كالاها و قطعات مورد نياز خود را به سرعت و سهولت از آن خارج سازند و در تامين مواد اوليه مورد نياز خود دچار وقفه نگردند.

اهمیت انبار به عنوان محل تجمع سرمایه هر سازمان بیش از پیش نمود پیدا می‌کند. انبار به عنوان حلقه ارتباطی بین تولید، توزیع و مصرف و همچنین ارتباط بین زنجیره خرید و فروش مواد و کالا و خدمات محسوب می‌شود. نكته‌ای كه در بحث انبار بسيار حائز اهميت است تمايز بين انبارهای مختلف در يك سازمان است و نمی‌توان انبار مواد اوليه و محصول را در يك جا قرار داد و هر دو را به يك شيوه اداره كرد. به عنوان مثال روش اجرایی كه برای یك انبار مواد اوليه كارخانه توليد لوازم خانگی به كار می‌رود بسيار متمايز با روشی است كه در انبار محصول آن به كار برده می‌شود و هریك بايد به شيوه‌ای متفاوت اداره گردند. بايد اين نكته را توجه داشت كه انبارهای مواد اوليه از اهميت ويژه‌ای در يك كارخانه و يا كارگاه برخوردارند و اگر در زنجيره تامين كالا، كه اين واحد زير مجموعه آن است مشكلی پيش آيد قطعا تاثير مستقيم و منفی بر توليد می‌گذارد و اگر بگوييم انبار مواد اوليه قلب تپنده يك شركت توليدی است سخنی به گزاف نگفته‌ايم، و هيچ سازمانی نمی‌تواند بدون داشتن يك روش مناسب و اجرايی درجهت برآوردن نيازهای بخش‌های مختلف به اهداف خود برسد. از اين رو امروزه سازمان‌های موفق روشهای نوين و عملی مناسبی را در انبار و تامين نيازهای بخش‌های مختلف مخصوصا خط توليد كه ارتباطی مستقيم با واحد انبار مواد اوليه دارد اجرا می‌كنند و اين روش‌ها را با علم روز جهان، به روز می‌كنند.

البته نبايد اهميت انبار محصول را نيز ناديده گرفت زيرا همانگونه كه نقش انبار مواد اوليه مهم و اساسی است انبار محصول نيز از اهميت ويژه‌ای برخوردار است. اگر سازمانی هرچه قدر هم پيشرفته و به روز باشد و تمامی مراحل توليد و يا مونتاژ به خوبی پيش رود اگر در قسمت انبار محصول خود دارای برنامه مناسبی نظير نبود يك چيدمان مناسب و منظم و نداشتن موجودی از محصولات باشد به طور يقين با مشكلات اساسی مواجه می‌گردد و حتی ممكن است كه يك محصول توليدی قبل از اينكه به دست مشتری برسد به علت‌های مختلف در داخل انبار محصول آسيب ببيند.

تجهیزات انبارداری

سیستم‌های انبارداری با توجه به نوع کاربری و جامعه مورد استفاده بسیار متفاوت است. در برخی از جوامع انبارها هنوز به صورت سنتی اداره می‌گردند حال‌آنکه برخی از انبارها کاملاً خودکار و مکانیزه می‌باشند، بدون اینکه نیاز به نیروی کار داشته باشند و از طریق سیستم‌های دریافت و انتقال خودکار کالاها و نرم‌افزارهای لجستیکی مدیریت می‌شوند. این سیستم‌ها معمولاً در انبارهای با دماهای بسیار پایین که کار کردن در آنها دشوار است و یا در مناطقی که قیمت زمین بسیار گران می‌باشد پیاده‌سازی می‌شود چرا که امکان استفاده از ارتفاع در این سیستم‌ها کاملاً مقدور می‌باشد.
با توجه به کاربری و تنوع زیاد انواع انبارها، ماشین‌آلات، سیستم‌ها و تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری بسیاری متناسب با نوع کاربری انبارها توسعه یافته‌اند. از مهمترین ماشین‌آلات مربوط به انبارها می‌توان به انواع جرثقیل‌ها، لیفت‌تراک‌ها و تسمه‌نقاله‌ها برای جابجایی کالا اشاره نمود. استفاده از تکنولوژی سامانه بازشناسی با امواج رادیویی در انبارها، در برخی از صنایع مدرن متداول است. ردیابی کالاها و کنترل موجودی انبار نیز بوسیله بانک‌های اطلاعاتی و تحت نرم‌افزارهای خاص انجام می‌پذیرد.

طراحی انبار

مکان‌یابی، طراحی سیستم ورود، جابجایی و خروج کالاها از انبار بسیار حیاتی است تا عملیات انبارها با حداقل هزینه و حداکثر بهره‌وری انجام پذیرد. از آنجا که کالای ذخیره شده در انبارها در فرایند تولید دارای ارزش افزوده کمی می‌باشند، در اواخر قرن بیستم استفاده از سیستم‌هایی نظیر جی‌آی‌تی جهت کاهش موجودی در فرایند و حذف انبارها بکار گرفته شد. دو موضوع مهمی که در مورد انبارها مورد توجه است، تعیین اندازه انبار و موقعیت آن می‌باشد. این دو فاکتور رابطه معکوس با یکدیگر دارند و همان‌طور که تعداد انبارها در کانال توزیع افزایش یابد، اندازه انبارها کوچک می‌شود و بالعکس.

در محاسبه فضای انبار باید موارد زیر را در نظر گرفت:
تعیین وظایف انبار مربوطه
تعیین اقلام قابل ذخیره‌سازی از نظر نوع، خصوصیات فیزیکی (وزن، حجم، شکل ظاهری و امثال آن)، نحوه و محل انبار کردن (قفسه، محل باز، روی زمین و یا محل‌های دیگر
تعیین روش حمل و نحوه ورود و خروج مواد
برخی دانستنی‌ها در طراحی انبار
اقلام پرمصرف یا حجیم و سنگین بهتر است نزدیک به محل مصرف انبار شوند و در انبار در نزدیکی درب نگهداری شوند
بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در قفسه‌بندی در طبقات پایینتر چیده شوند.
حداکثر استفاده از ارتفاع به عمل آید.
قابلیت دسترسی به همه کالاهای ذخیره شده تأمین شود
حداکثر استفاده از نیروی انسانی موجود و امکانات حمل‌ونقل به عمل آید.
در طراحی انبار سازوکار لازم برای نظارت بر ورود و خروج قانونی اقلام دیده شود
عملیات انبارداری توسط یک سیستم اطلاعاتی مناسب پشتیبانی شود
انبارداری

انبارداری به عملیات تخلیه، بارگیری، و نگهداری کالاهای مورد نیاز افراد و بنگاه‌ها در انبارهایی با شرایط مناسب تا زمان استفاده گفته می‌شود. به‌عبارت‌ دیگر، انبارداری شامل سیستم‌های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش‌ها و اعمال مدیریت کنترل مؤثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است. انبارداری به عنوان بخشی از عملکرد لجستیکی هر بنگاه اقتصادی، مسئولیت ذخیره و نگهداری موجودی را برای تولیدکننده، تأمین کننده و مصرف‌کننده دارد.
تعریف انبارداری در یک بنگاه تولید می‌تواند به‌این‌صورت باشد که: "انبارداری عبارت است از دریافت مواد و اقلام، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آن‌ها به مصرف‌کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی‌ها جلوگیری شود."

فرایندهای اصلی و پشتیبان در انبارداری

فرایندهای اصلی
پذیرش کالا
جاگذاری و جابجایی کالا
انتخاب و گردآوری کالا برای خروج
بسته‌بندی و تحویل کالا
فرایندهای پشتیبان
کنترل کیفیت
خدمات ارزش‌افزوده
خدمات مشتریان
مدیریت انبار
فرایندهای اصلی در انبارداری

ابزار جاگذاری و جابجایی کالا در یک انبار خودکار

این فرایندها مجموعه عملیاتی را در بر دارند که در کلیه انبارها انجام می‌شوند.

پذیرش کالا:صاحبان کالا یا شرکت‌های حمل و نقل متقاضی استفاده از خدمات انبارداری با توجه به