جزوه سیستم اطلاعاتی حسابداری

دسته بندي : نرم افزار » حسابداری
این فایل شامل جزوه سیستم اطلاعاتی حسابداری در102 صفحه و در قالب ورد و شامل سیستمهای اطلاعاتی حسابداری،تفاوت داده ها و اطلاعات در حسابداری،اطلاعات حسابداری،حسابداری،مستندات سيستمي،سیستم های اطلاعات حسابداری،فعالیتهای چرخه مخارج، و غیره می باشد.

فهرست
تعریف سیستم.. 2
سیستم های اطلاعاتی حسابداری را بهتر بشناسیم.. 3
پيشنهاد طرح بررسي و ايجاد سيستم جديد. 4
فعالیتهای چرخه مخارج.. 7
پنج فعالیت اساسی در چرخه مخارج : 7
درخواست کالا: 8
روشهای سنتی کنترل موجودی کالا : 8
روشهای مختلف کنترل موجودی : 8
روش دیگر سیستم بهنگام موجودی کالا است : 8
اسناد، مدارک و روشها (درخواست کالا): 9
فرصتهای استفاده از فن آوری اطلاعات (درخواست کالا): 9
سفارش کالا: 9
تصمیمات کلیدی(سفارش کالا): 10
اسناد و مدارک وروشها(سفارش کالا): 10
فرصتهای استفاده از فن اوری اطلاعاتی (سفارش کالا): 10
رسید و انبار کردن کالا : 11
در هر یک از حالتهای زیر دایره خرید باید موضوع را با فروشنده حل کند : 12
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعاتی (رسید و انبار): 12
تصویب صورتحساب های مشتری : 12
تصمیمات کلیدی واطلاعات مورد نیاز(تصویب صورتحساب): 12
اسناد ، مدارک و روشها (تصویب صورتحساب): 13
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات(تصویب صورتحساب): 13
پرداخت بهای کالا: 13
تصمیمات کلیدی(پرداخت بهای کالا): 14
اسناد ، مدارک و روشها(پرداخت بهای کالا): 14
فرصتهای استفاده از فن آوری اطلاعاتی(پرداخت بهای کالا) : 14
تهدیدهای چرخه مخارج ، اثار و روشهای کنترلی.. 15
نیازهای اطلاعاتی چرخه مخارج و مدل داده ای : 16
مدل داده ای چرخه مخارج : 17
مزایای مدل دادهای : 17
ملاحظات کنترل های داخلی : 17
مستندسازی (documentation ) : 20
فایل ها در مقابل پایگاه داده ها ( Files versus databases ) : 21
زمانهای سیستم مدیریت پایگاه داده ( DBMS languages ) : 22
مقدمه ای بر تقلب : 23
دلایل افزایش کنترل امنیت... 24
توسط مدیران و هیات مدیره و افراد تحت نظر آنان اجرا می شود برای اطمینان منطقی از اینکه اهداف زیر محقق شده اند: 25
گزارش پياده سازي سيستم.. 26
پيشنهاد طرح بررسي و ايجاد سيستم جديد. 27
گزارش شناخت وضع موجود. 29
1-2- اطلاعات مربوط به شرکت... 29
- فرايند صدور مواد اوليه ومواد بسته بندي از انبار موقت تولید به خط تولید. 30
فرايند خروج كالاي ساخته شده از انبار محصول جهت فروش... 30
مستندات سيستمي.. 33
منبع: 34

تعریف سیستم :

اطلاعات حسابداری چیست؟ این اطلاعات چه اهمیتی برای سازمان دارد؟

سیستم اطلاعات حسابداری جمع آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات مالی و حسابداری را بر عهده دارد که از سوی کاربران برای تهیه گزارش ها اطلاعاتی برای سهامداران، اعتباردهندگان و مقامات مالیاتی است. به عبارتی یک روش مبتنی بر رایانه برای ردیابی فعالیت های حسابداری که با منابع فناوری اطلاعات مرتبط است. سیستم اطلاعات حسابداری ترکیبی از شیوه های حسابداری سنتی مانند اصول حسابداری پذیرفته شده و عمومی با منابع فناوری اطلاعات مدرن است. بدیهی است بیشتر نیاز های ما از گزارش های راهبردی را نمی توان در نرم افزار حسابداری رایگان یا نرم افزار مالی رایگان پیدا کرد.

سیستم اطلاعات حسابداری حاوی عناصر مختلف مهمی در چرخه حسابداری است. این سیستم شامل اطلاعات مربوط به درآمد، هزینه ها، اطلاعات مشتری، اطلاعات کارکنان و اطلاعات مالیاتی و … است. داده های خاص شامل سفارشات فروش، گزارش های تجزیه و تحلیل، درخواست های خرید، فاکتورها، چک لیست ها، موجودی، حقوق و دستمزد و … در آن گردآوری و پردازش می شود از این رو سیستم اطلاعات حسابداری باید پایگاه داده ای برای ذخیره اطلاعات داشته باشد. یک سیستم اطلاعات حسابداری دارای زمینه های متعددی برای ورود داده ها و همچنین ویرایش داده های ذخیره شده قبلی است. سیستم اطلاعات حسابداری می تواند اطلاعات مربوط به سفارش جدید را به اشتراک بگذارد تا اداره ها از تولید، حمل و نقل و اطلاعات مشتری از فروش آگاه باشند.

به عبارت دقیق تر سیستم اطلاعات حسابداری AIS= Accounting Information Systems سیستمی است که داده های مالی را هنگام انجام فرایندهای حسابداری جمع آوری و ذخیره می کند سپس بعد از پردازش آنها، اطلاعاتی را که تصمیم گیرندگان یک سازمان مانند سرمایه گذاران، اعتباردهندگان ، مدیران و … نیاز دارند، تولید می کند. این اطلاعات بدست آمده به صورت گزارش هایی آماده شده در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می گیرد تا بتوانند از آنها در برنامه های راهبردی شرکت ها و سازمان ها استفاده کنند.

سیستم اطلاعات حسابداری و اطلاعات حساب شامل کاربران سیستمهای اطلاعات حسابداری، فرایندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌های مالی، داده‌های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب‌وکار آن، برنامه‌ های نرم‌افزاری برای پردازش داده‌ها، سیستم ها و شبکه‌های کامپیوتری (که امکان می‌دهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد) و امنیت درون سیستم جهت حفاظت از داده‌ها است. این سیستم ترکیبی از حسابداری و مدیریت است به طوری که حسابداری بیشتر مباحث مالی است اما سیستم اطلاعات حسابداری تولید اطلاعات مالی است و دارای دو هدف اصلی ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی و ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری است از این رو باید اطلاعات مالی و مبادلات پردازش مانند فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و … گردآوری شود.

اکنون در دنیای مدرن و با افزایش تجارت نیاز زیادی به کنترل و حفاظت از دارایی ها و مدارک و اطلاعات وجود دارد از این رو سیستم های اطلاعات حسابداری اجازه می دهد تا هزینه های تولید و یا اجرای خدمات ردیابی شود و عملکرد سازمان بهبود یابد. این سیستم به سازمان اجازه می دهد تا برای وصول به اهداف خود به صورت دقیق برنامه ریزی کند و کارکنان به گزارشات و تجزیه و تحلیل های دسترسی داشته باشند.

این سیستم که مکانی متمرکز برای ذخیره شدن تمام داده های مبادلات و معملات حسابداری است دارای مزایای زیادی است. وظیفه این سیستم بالا بردن سرعت پردازش است. داده ها به یکباره وارد می شود و با سرعت بالا گزارش دهی ارائه می دهد. اگر معاملات نیاز به اصلاح داشته باشند به راحتی انجام می شود. وقتی داده ها به بخش های مختلف وارد می شوند مانند سود، درآمد، هزینه و … طبقه بندی می شوند.

از سوی دیگر امکان پشتیبانی دارد. وقتی داده ها شروع به پردازش شوند بنابراین کارها نیز به سرعت انجام می شوند بنابراین بهره وری سازمان بالا رفته و کارآمد می شود. تعریف سیستم اطلاعات حسابداری

سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌های مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام می‌دهد و پس از پردازش این داده‌ها، اطلاعات مورد استفاده تصمیم‌گیرندگان سازمانی را (سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان، مدیران و ...) تولید می‌کند. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی می‌تواند تصمیم‌گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک كند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به‌عنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیتهای فناوری اطلاعات و فرایندها و روشهای سنتی و پیشرفته حسابداری است.

سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است:

1- كاركنان: کاربران سیستمهای اطلاعات حسابداری،

2- روشها و دستورالعملها: فرایندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌های مالی،

3- داده‌ها: داده‌های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب‌وکار آن،

4- نرم‌افزار: برنامه‌ای نرم‌افزاری جهت پردازش داده‌ها،

5- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستمها و شبکه‌های کامپیوتری که امكان می‌دهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد، و

6- کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده‌ها.

سیستمهای اطلاعات حسابداری را می‌توان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده‌ حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستمهایی پوشش می‌دهد که اطلاعات را تولید می‌کنند.

سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد:

1- ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و

2- ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری.

برای رسیدن به این هدفها دو فعالیت عمده وجود دارد كه عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.

مبادلات حسابداری به‌وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می‌شوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و ... هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری به‌وسیله زیرسیستمها انجام می‌شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به‌طور صحیحی طراحی شده باشد، باعث می‌شود تا داده‌ها به‌خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.

خروجی فرایند پردازش اطلاعات به‌قصد راهنمایی در امر برنامه‌ریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد. سیستم طراحی‌شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، به‌موقع و با اهمیت باشد.

مراحل طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات حسابداری

1- بررسی اولیه یا امکان‌سنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری كردن شروع می‌شود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدفهای سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت می‌گیرد.

2- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان داده‌ها، نمودار ارتباط بین موجودیتها و سایر ابزار شناخته‌شده معین می‌شوند.

3- طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصه‌های سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیتهای لازم در داخل آن می‌پردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص می‌گردد.

4- پیاده‌سازی: این فعالیت شامل برنامه‌نویسی و یکپارچه‌سازی قسمتهای مختلف به‌منظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.

5- ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصه‌های ساخت سیستم طراحی‌شده باید به گونه‌ای باشند كه کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابل‌قبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصه‌هایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمونها جهت قابل‌قبول بودن سیستم است. این مرحله می‌تواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیتهای طراحی و پیاده‌سازی انجام شود.

6- اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته می‌شود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچه‌سازی سیستم است.

7- توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمتهای دستی سیستم به‌خوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمتها با قسمتهای کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.

8- تبدیل و تغییر پایگاه داده‌ها: در این فعالیت، پایگاه داده‌ها را متناسب با سیستم جدید تغییر می‌دهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با داده‌های گذشته تغذیه کرد.

9- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساسترین و شاید مشکلترین مرحله در استقرار سیستم به‌شمار می‌آید. سیستمی که به‌صورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید به‌صورت نهایی پیاده‌سازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسه‌های آموزش و تشریح سیستمها صورت می‌گیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدفها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام می‌گیرد.

امنیت سیستم اطلاعات حسابداری امنیت